Ta polityka określa zasady przetwarzania danych użytkowników serwisu gabinetyalexa.pl, osób kontaktujących się z recepcją i kandydatów do pracy. Zawiera także podstawowe informacje dotyczące danych pacjentów.
Dokument opracowano zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych jest Specjalistyczne Gabinety Medyczne Alexa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z adresem siedziby: ul. dr. Ludwika Rydygiera 34, 86-300 Grudziądz, KRS: 0001217852, NIP: 8762519644, prowadzący Gabinety Alexa. Kontakt: kontakt@gabinetyalexa.pl, tel. +48 609 551 313. Wnioski dotyczące danych można przesłać również listownie na wskazany adres administratora.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. W sprawach ochrony danych osobowych i realizacji przysługujących praw skontaktuj się bezpośrednio z administratorem pod adresem kontakt@gabinetyalexa.pl lub listownie na adres siedziby wskazany powyżej.
Placówki: Grudziądz — ul. Dąbrówki 1; Prabuty — ul. Daszyńskiego 2; Wejherowo — ul. 10 Lutego 1/U3. Adres placówki nie musi być adresem siedziby administratora.
2. Kontakt i formularz „Uwagi”
Przetwarzamy imię, adres e-mail, temat i treść wiadomości oraz dobrowolnie podany telefon i wybraną placówkę. Dane służą udzieleniu odpowiedzi i obsłudze sprawy. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i wyjaśnianiu zgłoszeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a przy działaniach podejmowanych na Twoje żądanie przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W zakresie obowiązków wynikających z przepisów, w tym rozpatrywania określonych reklamacji, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Pola oznaczone gwiazdką są potrzebne do wysłania formularza. Telefon i wybór placówki są dobrowolne. Bez danych umożliwiających kontakt możemy nie być w stanie odpowiedzieć. Zwykłe formularze nie służą do przesyłania dokumentacji medycznej, numeru PESEL ani szczegółów stanu zdrowia. Sposób bezpiecznego przekazania takich informacji ustal z recepcją.
Korespondencję przechowujemy przez czas potrzebny do załatwienia sprawy. Jeżeli jest niezbędna do wykazania realizacji obowiązków lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń, odpowiedni zakres danych zachowujemy przez wymagany prawem okres lub do upływu właściwego terminu przedawnienia. Dane, które staną się częścią dokumentacji medycznej, podlegają zasadom wskazanym w punkcie 4.
3. Rekrutacja i formularz „Kariera”
Przetwarzamy dane kontaktowe, informacje o zawodzie, wykształceniu, kwalifikacjach i doświadczeniu, treść zgłoszenia oraz przesłane CV. W rekrutacji pracowniczej dane wymagane przepisami przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy. Przy rozpatrywaniu współpracy na podstawie umowy cywilnoprawnej podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na żądanie kandydata przed zawarciem umowy.
Jeżeli dobrowolnie przekazujesz dodatkowe dane zwykłe, niewymagane prawem, ich przetwarzanie na podstawie zgody podlega art. 6 ust. 1 lit. a RODO i właściwym przepisom prawa pracy. Nie przesyłaj danych o zdrowiu, numerów dokumentów ani informacji o karalności. Formularz nie zbiera osobnej zgody na przyszłe rekrutacje; samo przesłanie CV nie oznacza zgody na przechowywanie go na potrzeby kolejnych naborów.
Dane przechowujemy do zakończenia rekrutacji, której dotyczy zgłoszenie. Jeśli nie prowadzimy odpowiedniego naboru, zgłoszenie rozpatrujemy w celu udzielenia odpowiedzi i nie zachowujemy go automatycznie do przyszłych rekrutacji. Ewentualne dalsze przechowywanie na potrzeby kolejnych naborów wymaga osobnej, dobrowolnej zgody ze wskazaniem czasu. Dane konieczne w konkretnej sprawie spornej mogą być przechowywane w niezbędnym zakresie na właściwej podstawie prawnej.
CV jest przekazywane do skrzynki rekrutacyjnej. Techniczny plik tymczasowy formularza jest usuwany po obsłużeniu wysyłki; nie oznacza to usunięcia wiadomości i załącznika ze skrzynki pocztowej ani z jej kopii zapasowych.
4. Przetwarzanie danych pacjentów gabinetu
W związku z rejestracją i leczeniem przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe, a w zakresie koniecznym do udzielenia świadczeń również dane o zdrowiu. Podstawy obejmują art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO, w związku z przepisami dotyczącymi świadczeń zdrowotnych i dokumentacji medycznej. Dane do rozliczeń przetwarzamy w celu wykonania obowiązków podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Przy roszczeniach podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f, a gdy dotyczą danych o zdrowiu — także art. 9 ust. 2 lit. f RODO.
Dokumentację medyczną przechowujemy zasadniczo przez 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z uwzględnieniem wyjątków z art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Dokumenty rozliczeniowe przechowujemy przez okresy wymagane przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Obowiązek przechowywania dokumentacji może ograniczać możliwość jej usunięcia na żądanie.
Podanie danych wymaganych przepisami jest potrzebne do prowadzenia dokumentacji i obsługi świadczenia. Brak niezbędnych informacji może uniemożliwić prawidłową rejestrację lub realizację danej czynności, z uwzględnieniem obowiązków placówki wynikających z prawa. Zgoda na marketing nie jest warunkiem leczenia. Potwierdzenia i informacje organizacyjne dotyczące wizyty nie stanowią automatycznie zgody na reklamę.
Jeżeli udostępniamy rezerwację lub panel pacjenta IQ Dental, skorzystanie z odpowiedniego odnośnika przenosi do zewnętrznego systemu. Dane wpisane w tym systemie podlegają informacjom przedstawionym podczas rejestracji oraz zasadom administratora i dostawcy wynikającym z ich ról. Sama strona internetowa nie udostępnia historii leczenia w WordPressie.
Dane kontaktowe, w tym numer telefonu i adres e-mail, mogą być wykorzystywane do przesyłania wiadomości organizacyjnych, takich jak przypomnienia o wizytach, informacje o zmianie terminu lub gotowości prac protetycznych. Podstawą przetwarzania zwykłych danych kontaktowych w tym celu jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na sprawnej organizacji pracy placówki i zapewnieniu ciągłości opieki. Jeżeli przetwarzanie obejmuje dane o zdrowiu, stosujemy również właściwą podstawę z art. 9 RODO, w szczególności art. 9 ust. 2 lit. h. Wiadomości te nie stanowią marketingu bezpośredniego.
Udostępnienie dokumentacji medycznej pacjentowi lub osobie uprawnionej następuje po odpowiedniej weryfikacji tożsamości i uprawnienia do otrzymania dokumentacji, aby zapobiec ujawnieniu danych osobom nieupoważnionym.
Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych pacjentów, w tym dokumentacji medycznej, opisuje odrębna Klauzula Informacyjna dla Pacjenta. Dokument można pobrać poniżej.
Pobierz: Klauzula Informacyjna RODO dla Pacjentów [PDF]
5. Dane techniczne, bezpieczeństwo i kopie zapasowe
Serwer może zapisywać adres IP, datę i godzinę połączenia, żądany adres strony, dane przeglądarki i komunikaty błędów. Używamy tych informacji do zapewnienia działania serwisu, wykrywania nadużyć i obsługi incydentów — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Formularze stosują zabezpieczenia przed spamem i wielokrotną wysyłką; nie wykorzystujemy tych danych do celów reklamowych.
Logi dostępu do strony w usłudze zewnętrznego dostawcy hostingu serwera są przechowywane przez okres do 90 dni, zgodnie z dokumentacją dostawcy. Dla pozostałych zapisów diagnostycznych kryterium przechowywania jest czas niezbędny do rozpoznania i usunięcia błędu lub obsługi incydentu. Wyodrębnione zapisy niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń mogą być zachowane przez czas trwania sprawy i właściwy okres przedawnienia.
Zewnętrzny dostawca hostingu wykonuje codzienne automatyczne kopie danych z katalogu użytkownika oraz kopie baz danych. Zgodnie z dokumentacją dostawcy zdalne kopie są dostępne z ostatnich 14 dni. Kopie służą odtworzeniu danych po awarii lub incydencie. Usunięcie danych z systemu roboczego nie oznacza natychmiastowego usunięcia ich z już wykonanych kopii. Okres dostępności kopii hostingowych nie określa czasu przechowywania dokumentacji medycznej, wiadomości w skrzynkach ani dodatkowych archiwów wykonanych poza hostingiem.
6. Cookies i pamięć przeglądarki
Strona korzysta z mechanizmów potrzebnych do działania usług i zapamiętania ustawień. Preferencje prywatności zapisuje lokalnie w przeglądarce pod dedykowaną nazwą techniczną powiązaną z systemem zarządzania zgodami. Zapis nie jest profilem pacjenta. Wybór jest uznawany przez mechanizm strony za aktualny przez 180 dni; sam wpis pozostaje w pamięci do nadpisania lub usunięcia danych witryny. Możesz zmienić wybór przez „Ustawienia prywatności” w stopce lub usunąć dane witryny w przeglądarce.
Logowanie do panelu administracyjnego może wiązać się z technicznymi plikami cookies WordPressa dotyczącymi sesji i ustawień zalogowanego użytkownika. Nie jest to konto pacjenta.
Obecna wersja strony i jej formularzy nie uruchamia Google Analytics, Google Tag Managera ani piksela Meta. Mechanizm ustawień prywatności zapamiętuje wybór w przeglądarce; samo zaznaczenie analityki lub marketingu nie włącza tych usług. Jeżeli wdrożymy dodatkowe narzędzia, przed ich uruchomieniem uzupełnimy informacje o dostawcach, celach, danych, okresach przechowywania i ewentualnych transferach oraz wdrożymy wymagany mechanizm zgody. Reklamowanie gabinetu w Google lub Meta nie jest równoznaczne z uruchomieniem narzędzi śledzących na tej stronie.
Opcjonalne narzędzia analityczne i reklamowe wymagające zgody mogą być uruchamiane dopiero po jej uzyskaniu. Odmowa nie ogranicza dostępu do podstawowych informacji i kontaktu z recepcją. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.
7. Odbiorcy danych i serwisy zewnętrzne
Do danych mają dostęp upoważnione osoby oraz — w niezbędnym zakresie — dostawcy hostingu i poczty, obsługi i bezpieczeństwa IT, oprogramowania medycznego i rejestracji, księgowości i obsługi prawnej. Strona i poczta korzystają z usług zewnętrznego dostawcy hostingu serwera. Podmioty działające na nasze zlecenie przetwarzają dane na zasadach wynikających z właściwych umów. W ramach leczenia odbiorcami mogą być również laboratoria protetyczne i podmioty uprawnione do otrzymania dokumentacji medycznej zgodnie z prawem.
Odnośniki do map, mediów społecznościowych i IQ Dental prowadzą do odrębnych serwisów. Po przejściu do nich zastosowanie mają także informacje o prywatności właściwych dostawców. Administrator nie przekazuje automatycznie treści formularza kontaktowego do tych serwisów przez samo umieszczenie odnośnika.
Dane osobowe pacjentów przetwarzane w związku z rejestracją i leczeniem nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
Profile w mediach społecznościowych
W związku z interakcjami z naszymi profilami na Facebooku i Instagramie przetwarzamy dostępne nam dane profilu, treść komentarzy i wiadomości oraz informacje o reakcjach. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji, budowaniu relacji oraz informowaniu o działalności gabinetów. Nie publikuj w komentarzach dokumentacji medycznej ani informacji o zdrowiu; sprawy dotyczące leczenia kieruj do recepcji.
W zakresie przetwarzania danych na potrzeby statystyk strony na Facebooku administrator oraz Meta Platforms Ireland Limited działają jako współadministratorzy, na zasadach opisanych w uzgodnieniach dotyczących statystyk strony. Meta odpowiada w pierwszej kolejności za obowiązki dotyczące tego przetwarzania, a swoje prawa możesz wykonywać również wobec nas. Pozostałe operacje wykonywane przez Meta na własne potrzeby podlegają polityce prywatności Meta, w tym zasadom dotyczącym transferów danych.
Treści dostępne na naszych profilach przechowujemy przez czas prowadzenia komunikacji i dostępności danej treści, z uwzględnieniem jej usunięcia przez autora lub administratora. Wiadomości i dane potrzebne do obsługi konkretnej sprawy przechowujemy według kryteriów wskazanych w punkcie 2. Zakres dalszego przechowywania danych przez Meta wynika z jej zasad.
8. Twoje prawa
W granicach przewidzianych RODO przysługuje Ci prawo dostępu do danych i otrzymania kopii, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie ze względu na swoją szczególną sytuację; sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego można wnieść w każdym czasie. Jeśli podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać równie łatwo, jak została udzielona.
Poszczególne uprawnienia zależą od podstawy i celu przetwarzania. Usunięcie nie obejmuje danych, które musimy dalej przechowywać na podstawie prawa. Wniosek możesz skierować na adres kontaktowy administratora. Gdy to konieczne, poprosimy o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości. O działaniach w związku z wnioskiem informujemy co do zasady w ciągu miesiąca; w przypadkach przewidzianych RODO termin może zostać przedłużony, o czym poinformujemy wraz z przyczyną.
Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobie złożenia skargi: uodo.gov.pl.
Żądanie ograniczenia przetwarzania rozpatrujemy zgodnie z art. 18 RODO, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów o dokumentacji medycznej. Ograniczenie przetwarzania nie oznacza usunięcia dokumentacji i nie wyłącza samego przechowywania danych. Dalsze wykorzystanie danych objętych ograniczeniem może następować wyłącznie w przypadkach dopuszczonych prawem, w szczególności na warunkach art. 18 ust. 2 RODO. O rozstrzygnięciu wniosku i jego podstawach informujemy wnioskodawcę.
9. Decyzje automatyczne i zmiany polityki
W obsłudze pacjentów nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie wpływały na pacjentów. System rezerwacji zapisuje terminy; nie kwalifikuje do leczenia ani nie decyduje o odmowie świadczenia.
Obsługa formularzy na stronie nie polega na podejmowaniu wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika. Informacje o ewentualnych narzędziach marketingowych i związanym z nimi profilowaniu zawiera punkt 6.
Politykę aktualizujemy przy zmianie procesów, dostawców lub przepisów. Aktualną treść i datę jej aktualizacji udostępniamy na tej stronie. O nowych celach wymagających dodatkowej informacji lub zgody informujemy przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.
10. Monitoring wizyjny
Monitoring wizyjny jest stosowany w placówkach: Grudziądz – ul. Dąbrówki 1; Prabuty – ul. Daszyńskiego 2; Wejherowo – ul. 10 Lutego 1/U3. Celem jest zapewnienie bezpieczeństwa pacjentów i pracowników oraz ochrona mienia. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), z uwzględnieniem właściwych przepisów dotyczących działalności leczniczej i prawa pracy. Informację o konkretnych strefach objętych monitoringiem i okresie przechowywania nagrań można uzyskać, kontaktując się z administratorem.
Nagrania przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu bezpieczeństwa i ochrony mienia, z uwzględnieniem właściwych przepisów oraz oceny niezbędności, a następnie usuwamy lub nadpisujemy. Jeżeli nagranie stanowi dowód w postępowaniu lub istnieje podstawa prawna do jego zabezpieczenia, odpowiedni fragment może być przechowywany do prawomocnego zakończenia postępowania lub ustania tej podstawy. Dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione i podmioty uprawnione przepisami prawa. Prawa osób, których dane dotyczą, opisano w punkcie 8.